Van schoonmaakbedrijf veranderen voor je kantoor: overdracht en eerste maand

1. Breng het bestaande contract en de werkelijke behoefte in kaart

Bekijk vóór je een nieuwe aanvraag indient welke diensten nu worden uitgevoerd: werkdagen, uurrooster, schoonmaakzones, periodieke taken, machines en verbruiksproducten. Controleer zelf de toepasselijke opzegtermijn en eventuele afspraken over inventaris of materiaal. Deze gids geeft geen juridisch advies over contractbeëindiging. Noteer afzonderlijk welke taken je wilt behouden, welke problemen moeten worden opgelost en welke nieuwe ruimtes erbij gekomen zijn.

Zet de huidige toestand om in een neutrale gebouwfiche. Vermeld bijvoorbeeld het aantal werkplekken, vergaderruimtes, sanitaire toestellen, m² vloer en het gebruik van de keuken. Maak een onderscheid tussen dagelijkse taken, wekelijkse taken en minder frequente opdrachten zoals dieptereiniging of ramenwas. Zo hoeft een nieuwe aanbieder niet te raden wat met 'dezelfde schoonmaak als vandaag' wordt bedoeld.

• Bestaande contractvoorwaarden en gewenste overstapdatum gecontroleerd
• Per zone oppervlakte, taken en frequentie vastgelegd
• Meldingen en verbeterpunten feitelijk beschreven
• Ramen, vloeronderhoud en extra diensten afzonderlijk benoemd

2. Vraag offertes die de overgang als aparte opdracht behandelen

Geef iedere kandidaat dezelfde gebouwfiche en vraag twee elementen te onderscheiden: de eventuele eerste grondige schoonmaak en het terugkerende onderhoud daarna. Een kantoor kan bij de overname achterstallige taken, niet-onderhouden hoeken of extra vloerwerk hebben. Als de eerste maand meer werk vraagt, moet dat in de offerte zichtbaar zijn in plaats van in een onduidelijk maandbedrag te verdwijnen.

Laat de bedrijven duidelijk aangeven welke schoonmaakuren, materialen, producten, toezicht, verplaatsing en eventuele extra beurten in hun prijs zitten. Vraag wie een locatiebezoek nodig vindt en of de prijs na dat bezoek nog kan wijzigen. Kijk naast de kostprijs naar bereikbaarheid, afspraken over vaste contactpersonen en de opvolging bij afwezigheid. Een reactie of prijsvoorstel via SchoonmaakMatch is niet gegarandeerd; de aanvraag zelf is gratis en vrijblijvend.

• Eenmalige startbeurt en vaste prijs afzonderlijk laten beschrijven
• Bij elk voorstel dezelfde taken en frequentie laten gebruiken
• Toegang, materialen, kwaliteit en extra kosten expliciet opvragen

3. Organiseer de toegang zonder veiligheids- of privacyrisico

Spreek met het huidige en het nieuwe bedrijf af wie het werk op welke datum beëindigt of start. Controleer of badges, sleutels, opslagruimtes, alarmprocedures en werkroosters tijdig kunnen worden aangepast. Deel geen codes of vertrouwelijke toegangsinformatie in een openbare offerteaanvraag. Overhandig die informatie uitsluitend via een afgesproken, veilige werkwijze aan het geselecteerde bedrijf.

Informeer de interne contactpersoon en eventueel de gebruikers van het pand wanneer de schoonmaakmomenten veranderen. Geef aan welke vergaderzalen tijdens overleg niet toegankelijk zijn, welke bureaus vrijgemaakt worden en hoe het bedrijf melding maakt van beschadigingen of onbereikbare ruimtes. Plan een gezamenlijke rondgang zodat de eerste uitvoering niet afhankelijk wordt van mondelinge aannames.

4. Evalueer de eerste vier weken op dezelfde controlepunten

Leg bij de start vijf tot tien concrete controlepunten vast: bijvoorbeeld inkom, sanitair, afvalzones, keuken, vloeren en de afwerking van vergaderruimtes. Controleer na de eerste beurt of de afgesproken scope haalbaar is. Noteer eventuele afwijkingen per ruimte en geef het schoonmaakbedrijf gelegenheid om de uitvoering bij te sturen. Beoordeel niet alleen het uiterlijk van één moment, maar ook of de overeengekomen taken consequent gebeuren.

Bespreek na ongeveer vier weken of de frequentie, werkmomenten en tijdsbesteding bij het echte gebruik van het kantoor passen. Laat wijzigingen aan extra taken, materiaal of tarieven schriftelijk bevestigen. Een goed vastgelegde startmeting en een korte evaluatie verminderen misverstanden voor zowel opdrachtgever als uitvoerder. SchoonmaakMatch bemiddelt bij het vinden van een passend bedrijf, maar is geen partij bij de uitvoering van het schoonmaakcontract.

• Na de eerste beurt concrete afwijkingen per ruimte noteren
• Eén contactpersoon voor meldingen aanwijzen
• Na de eerste maand taken en frequentie evalueren