Schoonmaak na een evenement organiseren: praktische checklist

Leg de locatie en het tijdvenster vast

Noteer het type evenement, de gemeente, het aantal gebruikte zalen en de geschatte oppervlakte. Vermeld ook gangen, inkom, toiletten, backstage, keuken of cateringruimte en buitenzones die bij de opdracht horen. Vraag bij een gehuurde locatie na welke ruimtes gereinigd moeten worden voordat je de sleutels teruggeeft.

Geef niet alleen de evenementdatum door, maar ook de verwachte eindtijd, het moment waarop de zaal leeg is en de uiterste oplevering. Afbouw van stands en techniek kan gelijktijdige schoonmaak beperken. Spreek duidelijk af wanneer het schoonmaakteam veilig kan starten en wie de locatie opent.

• Gemeente, locatie, gebruikte ruimtes en geschatte oppervlakte
• Eindtijd, vrijgave na afbouw en uiterste oplevering
• Toegang, parkeren, lift en beschikbare water- en stroompunten
• Eén contactpersoon voor uitvoering en eindcontrole

Maak onderscheid tussen reiniging en afvalafvoer

Beschrijf per zone welke taken je verwacht: losse resten verzamelen, vloeren stofzuigen of dweilen, tafels en bereikbare oppervlakken afnemen, sanitaire ruimtes reinigen en zichtbare vlekken behandelen voor zover het materiaal dat toelaat. Vermeld mogelijke glasbreuk, vet of kleverige resten, zodat het bedrijf de aanpak en veiligheidsmaatregelen kan beoordelen.

Verwijderen en verwerken van volle afvalcontainers, cateringafval of grote decorstukken is niet vanzelf inbegrepen. Vermeld hoeveel afval je verwacht, welke inzamelpunten aanwezig zijn en wie verantwoordelijk is voor afvoer. Een schoonmaakbedrijf kan aangeven welke taken het aanbiedt en welke apart georganiseerd moeten worden.

Controleer de ondergrond en uitzonderingen

Geef aan of de locatie parket, natuursteen, tapijt, een sportvloer of een andere gevoelige afwerking heeft. Laat de uitvoerder een geschikte werkwijze voorstellen volgens de voorschriften van de uitbater. Bestaande schade en hardnekkige vlekken noteer je afzonderlijk.

Denk aan zones met kabels, glas, decorstukken of apparatuur. De organisatie moet werkzones vrij en veilig laten opleveren. Reiniging van technische apparatuur of gevaarlijke stoffen is geen normale evenementenschoonmaak; organiseer daar zo nodig een specialistische beoordeling voor.

Vraag een vergelijkbare offerte aan

Beschrijf dezelfde ruimtes, taken, planning en beperkingen aan ieder bedrijf. Vraag of materiaal, producten, verplaatsing, eventuele avond- of weekenduren en afvalafvoer in de prijs zitten. Laat ook duidelijk vastleggen wat niet is inbegrepen en hoe extra werk wordt goedgekeurd.

Voorbeeld voor je aanvraag: 'Na een evenement in een zaal met inkom, sanitair en cateringzone zoeken we een eenmalige schoonmaak. De zaal komt vrij na de afbouw om [tijdstip] en moet klaar zijn om [tijdstip]. Graag vermelden of afvalafvoer, vloerreiniging en sanitair in de offerte zijn inbegrepen.' Vul zelf de juiste gegevens in; via SchoonmaakMatch aanvragen is gratis en vrijblijvend.