Schoonmaakplan gemeenschappelijke delen: gratis VME-checklist

Trappenhal zelf onderhouden of een schoonmaakbedrijf kiezen?

Als bewoners taken verdelen, leg dan per beurt vast wie inkom, treden, bordessen en leuningen onderhoudt en wie materiaal voorziet. Kies een aanpak die past bij de vloer en houd doorgangen bruikbaar. Spreek af hoe bewoners weten welke zones nog nat zijn en hoe gemiste beurten worden opgevangen.

Uitbesteden kan passen wanneer vaste opvolging lastig is, verschillende trappenhallen dezelfde planning vragen of een grondige vloerbehandeling nodig is. Een schoonmaakbedrijf vervangt de afspraken over toegang en controle niet: wijs ook dan één contactpersoon aan en gebruik dezelfde takenlijst bij iedere evaluatie.

Wat kost het onderhoud van een trappenhal?

Alleen het aantal appartementen is onvoldoende voor een prijs. Noteer ook ingangen, verdiepingen, lift, vloerafwerking en frequentie. Splits vaste schoonmaak van inkomglas, kelder, afvalruimte en periodieke vloerbehandeling. Laat bevestigen of materiaal, verplaatsing en een eerste grondige beurt inbegrepen zijn.

Vergelijk voorstellen op het aantal beurten per jaar. Om een rekenvoorbeeld te maken: een zelf gekozen budget van € 40 per beurt bij 52 beurten is € 2.080 per jaar, of gemiddeld € 173,33 per maand. Dit is uitsluitend een rekensom, geen marktprijs of offerte. Houd btw en afzonderlijke taken op dezelfde basis wanneer je bedragen vergelijkt.

1. Breng de gemeenschappelijke ruimtes in kaart

Begin met een rondgang door het gebouw. Noteer het aantal ingangen, verdiepingen en trappenhallen. Maak aparte regels voor de inkomhal, gangen, liftcabine, keldergang, fietsenstalling en eventuele gemeenschappelijke sanitaire ruimte. Beschrijf ook de vloerafwerking en welke zones druk of weinig gebruikt worden.

Maak de grens met privédelen duidelijk. Een appartement, privéberging, balkon of individuele deur hoort niet vanzelf bij de opdracht. Benoem wat je wel wilt opnemen en laat het bedrijf bevestigen wat binnen de offerte valt. Noteer bestaande schade of hardnekkige vervuiling afzonderlijk, zodat die bij de opstart niet wordt verward met een gemiste onderhoudstaak.

• Aantal ingangen, verdiepingen, trappenhallen en liftcabines.
• Vloerafwerking, glaspartijen, matten en bereikbare contactpunten.
• Ruimtes die wel en niet tot de opdracht behoren.
• Huidige staat: gewoon onderhoud of eerst een grondige startschoonmaak?

2. Koppel iedere taak aan een afgesproken frequentie

Schrijf niet alleen ‘trappenhal schoonmaken’, maar benoem de treden, bordessen, leuningen, plinten en eventuele ramen. Maak onderscheid tussen werkzaamheden bij iedere onderhoudsbeurt en taken die afzonderlijk terugkomen. Zo is zichtbaar of bijvoorbeeld glasreiniging of kelderonderhoud in het maandbedrag zit.

Er is in dit voorbeeld geen vaste frequentie voor elk appartementsgebouw. Bespreek met het bedrijf het aantal gebruikers, bezoekers, de zichtbare vervuiling en het gewenste resultaat. Geef uitzonderingen, zoals een verhuis of werken in de inkom, vooraf door. Laat bevestigen of extra schoonmaak apart wordt ingepland en geoffreerd.

3. Regel toegang en communicatie met bewoners

Leg vast wie contactpersoon is, wanneer het schoonmaakbedrijf toegang krijgt en waar water, elektriciteit en eventueel een afsluitbare materiaalruimte beschikbaar zijn. Spreek af wie bewoners informeert over een ingeplande grondige beurt of een zone die tijdelijk niet bruikbaar is. Laat het bedrijf toelichten hoe het doorgangen en werkzones tijdens de uitvoering organiseert.

Zet geen sleutelgegevens, alarmcodes, bewonerslijsten of persoonlijke klachten in je algemene aanvraag. Deel noodzakelijke toegangsafspraken rechtstreeks met het gekozen bedrijf. Maak ook duidelijk wie een wijziging of extra taak mag bevestigen; dat voorkomt dat verschillende bewoners tegenstrijdige opdrachten geven.

4. Gebruik een controleblad met concrete aandachtspunten

Werk met een eenvoudig overzicht: datum, zone, afgesproken taak, uitgevoerd of niet uitgevoerd en een korte opmerking. ‘Liftvloer overgeslagen op dinsdag’ is beter bespreekbaar dan ‘het gebouw is niet netjes’. Gebruik voor de controle dezelfde takenlijst als bij de offerte.

Spreek bij de start een evaluatiemoment af. Bespreek terugkerende opmerkingen met één contactpersoon en leg vast hoe ontbrekende taken worden opgevolgd. Moet de frequentie veranderen of komt er een ruimte bij? Bewaar dan een aangepaste versie van het schoonmaakplan en laat de bijbehorende prijs bevestigen.

5. Voorbeeldschema voor wekelijkse en periodieke VME-schoonmaak

Een praktische takenlijst heeft vier kolommen: ruimte, taak, frequentie en controle. Voor een druk gebruikte inkom kan een VME bijvoorbeeld wekelijks vloer en deurcontactpunten laten reinigen; een rustige keldergang kan een andere frequentie vragen. Dit zijn voorbeelden, geen wettelijke schoonmaaknormen. Laat de uitvoerder de werkelijke noden en de benodigde tijd beoordelen.

Leg glasreiniging, fietsenstalling, afvalruimte, spinnenwebben op hoogte en een eerste grondige schoonmaak als afzonderlijke posten vast. Noteer wat bij iedere beurt gebeurt en wat maandelijks of enkele keren per jaar terugkomt. Vermeld vervolgens wie gemiste taken controleert en hoe extra werk wordt goedgekeurd. Zo kan de syndicus offertes vergelijken zonder dat verschillende bedrijven een ander takenpakket inschatten.

• Inkomhal en trappen: vloeren, bordessen, leuningen en plinten per afgesproken beurt.
• Lift: vloer, spiegel en bereikbare contactvlakken; geen technische installatie.
• Gemeenschappelijke gangen en kelder: vermeld expliciet welke delen toegankelijk zijn.
• Afvalruimte en fietsenstalling: apart opnemen met eigen taken en frequentie.
• Inkomglas en traphalramen: binnen/buiten, hoogte en periodiciteit verduidelijken.
• Controle: datum, zone, opmerkingen en één aanspreekpunt namens de VME.

6. Gebruik dit voorbeeld als basis voor je aanvraag

Voorbeeld, aan te passen aan je eigen gebouw: ‘Wij zoeken onderhoud van de gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw met één inkom, vier verdiepingen en één lift. Graag een voorstel voor inkomvloer, trappen, bordessen, leuningen en liftcabine. Vermeld de voorgestelde frequentie en neem inkomglas en keldergang als afzonderlijke posten op. Privéappartementen vallen buiten de opdracht. De contactpersoon regelt toegang.’

Vul gemeente, geschatte oppervlakte, vloerafwerking, gewenste start en beschikbare werkmomenten aan. Vermeld onbekende gegevens als schatting en vraag zo nodig een plaatsbezoek. Via SchoonmaakMatch is je aanvraag gratis en vrijblijvend; reacties hangen af van de opdracht en de beschikbaarheid van passende bedrijven.